La organización como proceso clave en la gestión administrativa (página 2)

Motivación de Afiliación: Las personas que se motivan bajo este modelo trabajan mejor cuando se les elogia por sus actitudes favorables y su cooperación, puesto que necesitan sentirse parte importante de un grupo u organización.

Motivación de Poder: Las personas con esta necesidad buscan obtener el poder por medios legítimos y logran ascensos por desempeño exitoso. El poder institucional es la voluntad de influir en otros por el bien organizacional, de manera que los individuos lo buscan para tener ese sentimiento de influencia sobre otros. Aunque es un sentir que surge de manera legítima, tiene la desventaja de causar desmotivación cuando la persona no logra conseguir sus metas a corto plazo.

Comunicación: Perera (2003), define la comunicación como un fenómeno inherente a la relación grupal de los seres vivos por medio del cual estos obtienen información acerca de su entorno y son capaces de compartirla haciendo participes a otros de ese información; en relación a esto la comunicación puede considerarse como un proceso de interrelación entre dos o más personas. Desde esta perspectiva, Lakubonski, y Loge (1998), señala que la comunicación puede presentar barreras que limitan la efectividad de la misma. Al respecto, presentan las siguientes barreras:

Barreras semánticas: Radica en el sentido significación o acepción del lenguaje en general de los símbolos que se utilizan y su decodificación.

Barreras físicas: Fallas, deficiencias o selección inadecuada de la fuente de los medios utilizados para transportar el mensaje.

Barreras fisiológicas: Se ocasionan por malformaciones, disfunciones y otras limitaciones funcionales de las personas que intervienen en el proceso.

Barreras Psicológicas: Parte de la forma individual que cada persona posee para percibir y comprender el mundo que le rodea sus prejuicios y la necesidad de satisfacer requerimientos emotivos.

Barreras administrativas: La estructura y el funcionamiento de la organización así como el proceso administrativo en acción da lugar a problemas de comunicación.

• (d) Control: Es un proceso, mediante el cual, se evalúa, se vigila y se monitorea, el cumplimiento de las actividades, objetivos propuestos y la ejecución de la labor de manera eficaz, efectiva y eficiente. Reyes (2007), expresa que "al establecer los controles hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la función controlada" (p.444), en efecto, cada área de la organización debe tener su estilo independiente al momento de llevar a cabo el control, más sin embargo, deben estar orientados en función de las metas estipuladas hacia el éxito organizacional.

Para Koontz, Weihrich y Cannice (2008), indican que control es "la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos los logren (p. 528). En este sentido, Koonth y Weihrich (2007), señala que el proceso de control abarca tres pasos: el establecimiento de los parámetros, la medición del desempeño y la corrección de las anomalías. Cada uno de estos pasos se describe a continuación.

Establecimiento de los parámetros: estos son criterios de desempeño, son los puntos de referencia que permiten medir el logro de las metas y objetivos, sin ellos, los gerentes no podrán verificar el cumplimiento de lo planeado.

Medición del desempeño: luego de establecerse los parámetros de medición, es importante medir, revisar si se está cumpliendo con los parámetros establecidos, de lo contrario, el gerente nunca sabrá con exactitud donde está ubicado en el proceso productivo.

Corrección de las anomalías: uno de los aspectos más importante del control, es poder corregir las posibles irregularidades o desviaciones en la consecución de las metas, así como de los objetivos.

Definición de Términos Básicos

Administración: Proceso de planificación organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización, para alcanzar las metas establecidas. Stoner, Freeman y Gilbert (1996-7)

Administración de empresas agropecuarias: Es el proceso de planeación y organización que lleva consigo la responsabilidad de integrar, dirigir y controlar en forma eficiente, las actividades de una explotación agropecuaria con una finalidad específica. Aguilar (1989) citado en Márquez (2002-329) Funciones: Constituyen la acción innata de la empresa en general, pero particularizando tenemos que en un ministerio, un instituto autónomo, una empresa del estado, representan los fines esenciales y básicos que hay que realizar para que la organización tenga existencia y vigencia. Es a través de las funciones como la organización puede alcanzar sus fines y los objetivos y satisfacer sus propósitos, para que esas funciones se efectúen y se cumplan, hay que asignarle a cada cargo de la organización las correspondientes actividades y deberes. (Melinkoff; 2010; 41-42).

Integración: Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos elementos, tanto humanos como materiales, que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando su mejor desarrollo. (Reyes; 2007-28).

Proceso Administrativo: es una serie de acciones importantes y vitales, que son una tarea interna de la administración de una empresa o institución; y que desarrollados de manera correcta y equilibrada, se logrará alcanzar el objetivo trazado que es optimizar utilidades y minimizar costos; ya sea en la elaboración de un artículo o brindando un servicio satisfactorio. Newman y Warrean (1996) citados en Osorio (2014:9)

Procesos: Son una serie de acciones u operaciones que se realizan de acuerdo con unas normas, unos principios, leyes y reglas. Los procesos son un medio, un instrumento por excelencia, para alcanzar los fines, objetivos y metas de toda organización. Solamente mediante la utilización de estos es posible lograr ese cometido, todo proceso se descompone en una serie de procedimientos, y estos a su vez en métodos, así existe una secuencia lógica y orgánica entre ellos. (Melinkoff; 2008-27).

CAPITULO III

Marco metodológico

El marco metodológico consiste en, el desarrollo de los procesos de la investigación mediante el uso de técnicas, métodos e instrumentos para el progreso del estudio, es decir, es el conjunto de procedimientos los cuales se darán a la tarea de resolver el problema planteado. Arias (2006) plantea que "es el cómo se realizará el estudio para resolver el problema planteado". (p. 110).

Naturaleza de la Investigación

La naturaleza de la investigación refiere al paradigma que el investigador asume en el desarrollo del proceso investigativo. En este sentido, Martínez (2008), plantea que los paradigmas de investigación se han concentrado en dos principales, el cuantitativo y el cualitativo; en el primero caso se habla del enfoque racionalista, en el segundo caso se refiere al paradigma cualitativo, el cual plantea una relación más estrecha entre el sujeto y objeto de estudio.

Tomando en cuenta lo señalado, en esta investigación se hace uso del paradigma cualitativo. Este describe acontecimientos, sucesos que se dan en el mundo de la vida, pero ese mundo se manifiesta en las vivencias que la cultura y sus actores presentan y que por su puesto el investigador interroga.

Método de la Investigación

Toda investigación necesita un método que sirva de guía en la investigación. Cuando es de naturaleza cualitativa, se presentan una serie de estos, los cuales se adaptan a situaciones comunes, eventos con características parecidas. En este caso el método utilizado fue un estudio de caso, el cual según Martínez, (2011) es una estrategia de investigación dirigida a comprender "las dinámicas presentes en contextos singulares, la cual podría tratarse del estudio de un único caso o de varios casos, combinando distintos métodos para la recogida de evidencia cualitativa y/o cuantitativa con el fin de describir, verificar o generar teoría" (174).

Escenario de la Investigación

Se plantea la metodología de escenarios para propiciar la construcción y el acceso a nuevas realidades de investigación. En este caso el escenario estuvo conformado por el área administrativa de la Agropecuaria "Santa Rosa", S.A, ubicada en Santa Bárbara de Zulia, municipio Colon, estado Zulia

Según este planteamiento, las realidades que experimentan las personas, conducen a la investigadora a aproximarse a éstas desde una perspectiva flexible y dinámica, la cual permitió estudiarlas con base en una visión amplia de lo que significa ser, pensar, estar, sentir y vivir.

Los Informantes

Los informantes clave según Martínez (2008): "son personas con conocimientos especiales, estatus y buena capacidad de información" (ob.cit., p.54), son colaboradores activos del investigador y favorecedores de la aplicación de la técnicas. En este estudio se interactuó con tres informantes clave que laboran en el área administrativa de la Agropecuaria "Santa Rosa", S.A, ubicada en Santa Bárbara de Zulia, municipio Colon, estado Zulia

Tipo de Investigación

La metodología utilizada en el presente estudio estuvo orientada hacia el tipo de investigación descriptiva. Hurtado (2000) establece que el tipo de investigación descriptiva "debe contener las definiciones y explicaciones al objeto". (p.98), esto quiere decir que, es necesario especificar y desarrollar cada variable presentada en el tema, para facilitar y simplificar el entendimiento y desenvolvimiento de la investigación.

Por su parte Rosario y Camacho (2015) señalan que en la investigación descriptiva "no se manipulan las variables y mediante la observación se hace énfasis en la especificación de las características de individuos, grupos, comunidades o fenómenos objeto de análisis" (p. 102).

Diseño de investigación

El diseño de investigación es el plan o estrategia que el investigador adapta para desarrollar la investigación y obtener respuestas sobre la problemática planteada, es por ello, que en el actual estudio se trabajó con un diseño de campo- no experimental y transaccional mediante la recopilación de datos en un momento único.

En relación a lo anterior, Hernández; Fernández; Baptista (2006), señalan que en la "investigación no experimental estamos más cerca de las variables formuladas hipotéticamente como reales y en consecuencia tenemos mayor validez" (p.222). En este sentido es importante la formulación de preguntas para indagar con mayor facilidad y con ello dar respuesta a la problemática de la investigación.

Técnicas para la recolección de la información

La técnica de recolección de información a utilizar fue la entrevista a profundidad, la cual es definida Rosario y Camacho (2015) como "un acto humano que tiene como eje central un encuentro entre dos personas o más, donde se establece una conversación con propósitos definidos" (p. 139). Esta permite el acercamiento entre los investigadores y los informantes de manera que se trasmita la interpretación de los actos subjetivos de estos.

Síntesis de la Ruta Investigativa

Las acciones para alcanzar los propósitos se indican a continuación, con el fin de constituir una disposición de las estrategias utilizadas para la recolección y análisis de la información, presentadas con base en la intencionalidad de la propuesta investigativa.

Ruta investigativa

Cuadro 1. Ruta investigativa

Fuente:Propia (2016)

Validez y fiabilidad de la Información

La validez y fiabilidad en la investigación cualitativa exige la estimación de la medida en que las conclusiones representan efectivamente la realidad empírica, así como, si los constructos diseñados por los investigadores representan o miden categorías reales de la experiencia humana. Según Martínez (2004), "una investigación tiene un alto nivel de validez si al observar, medir o apreciar una realidad se observa, mide o aprecia esa realidad" (p.119). Para Pérez (2002), "es el grado en que las respuestas son independientes de las circunstancias accidentales de la investigación y la validez en la medida en que se interpreta en forma correcta" (p. 77).

Técnicas de Análisis e Interpretación

La técnica de análisis e interpretación de los resultados se hizo a través del análisis del discurso, organizando la información en cuadros donde se contrasta el discurso de los informantes claves con el planteamiento de los principales exponentes de las teorías más relevantes de las categorías respectivas, para luego fijar la posición de la investigadora.

CAPÍTULO IV

Revisión e interpretación de los resultados

En este capítulo se hace una revisión de los resultados para su interpretación, de manera que se acerque lo más posible a la realidad existente en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A. En este sentido, se toma en cuenta los señalamientos de Martínez (2004), donde plantea que se puede estructurar la revisión de los resultados en las siguientes fases: categorización, luego la narrativa codificada, después la conceptualización y por último la contrastación. Es importante aclarar la codificación realizada sobre el discurso de los informantes:

En primer lugar se señala el objetivo específico con un número, de esta forma el primero con uno 1 y así sucesivamente.En segundo lugar la categoría; en este caso será Categoría; organización (CO), Categoría; Gestión administrativa (CGA). En tercer lugar se identifica el informante según el cargo; gerente (G), administradora (A) y contadora (C)

Proceso de organización en la Agropecuaria Santa Rosa.

Cuadro 2. Categoría Organización 1

Fuente: Elaboración propia

Cuadro 3. Categoría Organización 2

Fuente: Elaboración propia

Herramientas organizacionales utilizadas en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

Cuadro 4. Herramientas organizacionales utilizadas en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

Fuente: Elaboración propia

Cuadro 5. Herramientas organizacionales utilizadas en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A. 2

Fuente: Elaboración propia

Elementos de la gestión administrativa presentes en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

Cuadro 6. Elementos de la gestión administrativa presentes en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

Fuente: Elaboración propia

Cuadro 7. Elementos de la gestión administrativa presentes en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A. 2

CAPÍTULO V

Reflexiones Finales

Las empresas independientemente del sector económico al cual pertenezca, necesitan contar con una estructura organizacional definida que permita un mejor desempeño, tanto para los individuos, como para la organización. En este sentido se realizó la presente investigación, la cual tuvo como objetivo general analizar la organización como proceso clave en la gestión administrativa de la Agropecuaria Santa Rosa, S.A., y la revisión de los resultados lleva a realizar las siguientes reflexiones finales.

En primer lugar se debe señalar que hay muchas debilidades respecto al proceso de organización, debido a la diferencia entre los aspectos del tema y la realidad observada, no hay una presencia formal de los aspectos característicos de dicho proceso; no hay una división y especialización del trabajo, así como la departamentalización. Sin embargo, en la práctica, se puede percibir que dichas estructuras existen, solo que no le han dado la formalidad de plasmarlo en un documento, porque el gerente diferencia dos departamentos, por un lado administración y el otro es el de contabilidad.

En este orden se debe mencionar que de igual manera ocurre con los otros aspectos del proceso organizativo, falta una jerarquización definida, descripción de funciones y coordinación del trabajo. Estos no están presentes de manera formal, pero cada trabajador conoce en la estructura quien es su jefe inmediato, no obstante, la ausencia de estos aspectos puede causar desorientación en las personas que laboran en el área administrativa de la Agropecuaria, al momento de definir si su jefe es la administradora o el dueño de la finca.

Sobre las herramientas organizacionales utilizadas en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A., es de reflexionar sobre la ausencia de las mismas, no existen organigramas ni manuales, lo cual puede causar confusión sobre la posición jerárquica de integrantes de la organización, así como la especificación de sus funciones, aunque la gerencia pueda comprender el orden organizacional, es necesario que el mismo se plasme en algún documento, para que los trabajadores puedan contar con una guía en sus accionar diario en la Agropecuaria.

Siguiendo el comentario anterior, es importante hacer referencia a la ausencia de herramientas de diagnóstico, como el análisis de los procesos, aplicación del análisis FODA o el diagrama de hilo. Todo esto es una muestra de las grandes debilidades en relación al proceso organizacional en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A., lo cual es contraste con la sensación de orden que se observa en las oficinas administrativas y en el mismo campo, en la finca se puede percibir cierto orden. Sin embargo, el mismo puede ser motivado a la práctica administrativa, la cual se realiza de manera instintiva, pero que puede tener consecuencias negativas para el desempeño organizacional.

Respecto de la gestión administrativa en general, la situación es parecida a lo plasmado en los señalamientos anteriores, existen debilidades en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A. en cuanto a la función de planificación, se obvian algunos elementos y no se formaliza un proceso a seguir, esto puede incidir en el resto de las funciones, no obstante, la gerencia establece objetivos estratégicos, lo cual implica una parte importante de la planificación.

En relación a la organización, ya se ha mencionado la percepción de la investigadora sobre esta función administrativa, lo cual indica la falta de formalidad de la estructura organizativa, por lo tanto, existe confusión en los trabajadores en cuanto a el proceso jerárquico y sus funciones en la agropecuaria. A esto se debe agregar la siguiente reflexión, el estilo de liderazgo es autocrático, la gerencia no consulta con los trabajadores, debido a que consideran que estos no tienen los conocimientos necesarios para participar en el proceso de toma de decisiones.

Esta realidad puede ser sobre el estilo de dirección en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A., puede ser el motivo de observar cierto orden y estructura organizativa, aunque no existan las herramientas organizativas. No obstante, esto puede ser solo la percepción de orden, pero tal vez no sea así, simplemente puede existir apatía en los trabajadores y sometimientos a las órdenes de sus jefes, pero persiste la confusión de funciones y bajo desempeño, lo que no se puede notar, porque no existen controles que permitan establecer el cumplimiento de metas e índices de productividad.

Lo antes señalado lleva a una gran opinión final y es que en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A., existen fuertes debilidades en su proceso organizacional que puede estar afectando la gestión administrativa, por lo tanto, al no usarse las herramientas organizativas, se obvia una realidad existente, la cual no es observable, sino a través de diagnósticos claros, además de una ruta a seguir en cuanto a las funciones de cada trabajador, su posición en la estructura jerárquica, todos, aspectos que no existen, por lo cual se genera la situación problemática en el proceso organizacional.

Recomendaciones

Las reflexiones finales sobre el proceso investigativo en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A., lleva a plantear la existencia de una problemática, por lo cual es importante llevar a cabo algunas recomendaciones, con el fin de solucionar dicha situación.

Se recomienda a la gerencia la aplicación del proceso organizativo de la empresa; donde se establezca claramente los departamentos existentes, se elabore un organigrama estructural y otro funcional, la jerarquía de cada cargo.

Utilizar herramientas de diagnóstico como el FODA con la finalidad de conocer la situación de la organización y con ello formular las estrategias pertinentes para ese momento.

Se recomienda la construcción de los manuales de descripción de cargos u de procedimientos.

Permitir la participación de los trabajadores en el proceso de toma de decisiones, cuando estas tienen relación con sus labores diarias.

Generar mecanismos de control, de manera que se puedan realizar las correcciones de cualquier desviación a tiempo y con ello alcanzar de manera eficiente las metas y objetivos de la organización.

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Anexos

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SUR DEL LAGO "JESÚS MARÍA SEMPRUM"

DIRECCIÓN GENERAL SOCIOACADÉMICA PROGRAMA DE FORMACIÓN DE GRADO

PROGRAMA ADMINISTRACION EMPRESAS AGROPECUARIAS DEPARTAMENTO DE TRABAJO DE GRADO

VALIDEZ DEL INSTRUMENTO

Ciudadano (a): Presente:

Agradezco su colaboración en calidad de especialista para efecto de la validación del presente instrumento, dirigido a tres informantes clave que laboran en el área administrativa de la Agropecuaria "Santa Rosa", S.A, ubicada en Santa Bárbara de Zulia, municipio Colon, estado Zulia.

Dada la capacidad y experiencia personal, sus observaciones serán de beneficio y utilidad para el desarrollo de la investigación: se anexa Título de la Investigación, Objetivo General, Objetivos Específicos, Formato de Validez (Anexo 8) del Instrumento.

La investigadora

TÍTULO

LA ORGANIZACIÓN COMO PROCESO CLAVE EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA AGROPECUARIA

SANTA ROSA, S.A.

Objetivos de la Investigación Objetivo General

Analizar la organización como proceso clave en la gestión administrativa de la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

Objetivos específicos

Diagnosticar el proceso de organización en la Agropecuaria Santa Rosa. Determinar las herramientas organizacionales utilizadas en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

Describir los elementos de la gestión administrativa presentes en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

Ruta investigativa

Cuadro 1. Ruta investigativa

INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS EMPLEADOS

A continuación se presentan una serie de interrogantes con la finalidad de recabar información que será utilizada en el desarrollo de la investigación Titulada:

LA ORGANIZACIÓN COMO PROCESO CLAVE EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA AGROPECUARIA

SANTA ROSA, S.A.

Objetivo 1: Diagnosticar el proceso de organización en la Agropecuaria Santa Rosa.

1.- Explique de manera detallada, como es el proceso de organización en la Agropecuaria Santa Rosa, tomando en cuenta cada una de sus etapas:

División y Especialización del trabajo:

_

Departamentalización:

Jerarquización: _

Descripción de Funciones: _

Coordinación del Trabajo:

Objetivo 2: Determinar las herramientas organizacionales utilizadas en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

2.- Describa la utilización de las siguientes herramientas organizacionales en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

Organigramas:

_

_

Manuales:

_

_

Análisis de procesos: __

_

_

Análisis FODA:

_

_

Diagramas de Hilo:

_

_

Otras:

_

_

Objetivo 3: Describir los elementos de la gestión administrativa presentes en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

3.- Explique, como es el proceso de planificación en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

_ _

_

_

_

4.- Describa el proceso de dirección en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

_

_

_

_

5.- Detalle cómo se desarrolla la función de control administrativo en la Agropecuaria Santa Rosa, S.A.

_

_

_

_

DEDICATORIA

A Dios, a la Virgen Madre y a todos los Santos por ser mi protección, mi guía y luz en todo momento.

A mi Madre, por brindarme todo su apoyo, su bendición y ser ese pilar fundamental en este recorrido tan importante para mí.

A mi Abuelita, por ser mi confidente, mi guía y saber tolerar mis tristezas y rabias.

A mi Hermana, por ser mi amiga y mi mejor acompañante.

A mi Sobrina, por ser mi inspiración, mi motor para ser cada día mejor.

A mi Ángel en el cielo, abuelito se que desde el cielo me das tu bendición y todos mis logros son por ti.

Los Amo Mucho!!

AGRADECIMIENTO

Eternamente te doy las gracias Dios y mi Virgen Santísima se que nunca me desamparas. A mi mami, a mi abuelita, a mi hermana y mi hermano, no tengo como pagarles su ayuda sin ustedes no hubiera sido posible este logro, gracias por colaborar en todo lo que necesité para culminar con el trabajo.

A mis familiares y amistades, gracias por brindarme su apoyo y escucharme en todo momento y por último a mis jurados y mi tutora, muchísimas gracias por sus consejos y correcciones fueron de gran ayuda.

GRACIAS POR TODO DIOS LES PAGUE!

Autor:

Dianeth, M, Moran, Ch.

TUTOR: MSc. Dorelis Bracho.

SANTA BÁRBARA DE ZULIA, JULIO 2016

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SUR DEL LAGO "JESÚS MARÍA SEMPRUM"

DIRECCIÓN GENERAL SOCIO-ACADÉMICA PROGRAMA DE FORMACIÓN DE GRADO ADMINISTRACIÓN DE

EMPRESAS AGROPECUARIAS DEPARTAMENTO DE TRABAJO DE GRADO